nedan listas vanliga frågor om General Ledger-konton och rapporter. Medan vissa frågor som behandlas i det här avsnittet kanske inte relaterar till dig, läs noggrant innan du ringer till företagskontoret. Om du har frågor eller behöver hjälp, är du välkommen att kontakta huvudbok revisor, Heather Dowling på ext. 4058.

Vad är en ”Central Store Charge”?

artiklar ”köpta” från kopieringstjänster som brevpapper, kuvert, anteckningsblock etc. ”debiteras” (internt) till din avdelning på begäran.

vad är en ”programaktivitet” – kod?

vanligtvis är en programaktivitet inställd för alla ”specialfunktioner” som ditt kostnadscenter kan ha när du vill spåra intäkter, utgifter eller båda som är relaterade till aktiviteten. För att ställa in en programaktivitet, Ring företagskontoret för nästa tillgängliga nummer. Om du har aktiviteter som inträffar från år till år, behåll samma antal framåt så att historiska data kan bedömas och analyseras.

Vad är en ”återkrav”?

en återbetalning av arbetskraft uppstår när du har en aktivitet som kräver någon typ av installation från Facility Services. En återkrav uppstår när stolar, bord och andra föremål ställs in för speciella evenemang som involverar ditt kostnadscenter. Återkrav är för den tid och arbete som används för att ställa in för funktionen av kostnadscentra. Andra återkrav uppstår när Universitetsfordon används av kostnadscentra, tejp och DVD-duplikationer produceras av medietjänster och den vanliga catering en händelse.

vilken kontokod används för att sätta in pengar på?

det finns många kontokoder som kan användas. Men om pengarna är relaterade till en programaktivitet, skulle du tilldela det 468XXX (XXX – att vara ett visst nummer). En bra tumregel-om det inte är en återbetalning (nedan), alla pengar deponeras i ett kontonummer som börjar med en ”4.”

var sätter jag in ersättningar till universitetet?

återbetalda pengar är de dollar som betalas tillbaka för en kostnad som universitetet har ådragit sig. Detta gäller särskilt för telefonsamtal, kopior och Porto. Till exempel: John Smith gör 1 personligt telefonsamtal och räkningen är $5.00. Pengarna ska sättas in på en interdepartemental Insättningsbiljett (Kontorsblanketter) och insättningskoden skulle vara XXXX-688000. (XXXX – att vara kostnadscentret.)

det finns ett fel på min G / L-rapport-Vad ska jag göra?

om du märker ett fel i din rapport och vet vad det är, Fyll i ett formulär för överföring av medel (Business Office Forms) för att korrigera posten i huvudboken. Om du inte vet vad det är, titta på 2: a Kolumnkällan som anger var posten kom ifrån.

skulder-Leverantörsskulder representerar kontroller som skärs från mottagna fakturor. Ring eller maila A / P kontorister för mer information — Crystal Walton, ext.4055, [email protected] -eller Rachel Olsen, ext. 4061, [email protected]

lön-representerar betalningar via lön-kontakta Kathleen Cage, ext. 4054, [email protected]

inköpskort och resekort är kostnader som betalas av University MasterCard kreditkort. Beskrivningen anger månaden för uttalandet transaktionerna dök upp på. Resekortsbeskrivningen innehåller kortinnehavarens namn.

Banner representerar vanligtvis pengar som kommer in på ett konto. Interdepartementala insättningar, studentkonton och utvecklingskvitton flyter alla in i huvudboken genom Banner.

alla andra källor representerar interna avgifter till ditt kostnadscenter. Ring eller maila G / L revisor, Heather Dowling, ext 4058, [email protected]

Hur flyttar jag pengar från ett konto till ett annat?

för det första beror det på om du vill flytta faktiska avgifter eller din budget.

om det är en faktisk avgift som du har sett i din Huvudboksrapport, använd ett formulär för överföring av medel (formulär för överföring av medel Word-dokument). Detta formulär debiterar (debiterar) det konto som faktiskt borde ha debiterats och krediterar kontot där felet hittades.

om det är budget, använd ett formulär för budgetrevision (formulär för Budgetrevision  Word-dokument). Detta formulär ber om kontonummer, belopp och om du vill öka eller minska kontot. En regel som gäller vid användning av detta formulär:

* * endast driftskostnader kan överföras. Du kan inte överföra någon typ av lön utan förhandsgodkännande från den registeransvarige.**

om du har ytterligare budgetfrågor, ring eller e-post Debbie Schultz, ext.4057, [email protected]

Hur skapar jag nya konton?

om du behöver skapa ett nytt konto, vänligen kontakta Heather Dowling, ext. 4058. Konton kategoriseras i ett Kontoplan  Excel-dokument, en lista över kostnadscentra och alla konton som används inom universitetet.

När får jag månadsrapporter?

General Ledger Detaljrapporter distribueras normalt av den 10: e varje månad. De skickas till avdelningschefer (dekaner, etc.) Begär ytterligare kopior från din avdelningschef.

Intäktskostnader budget jämförelse rapporter uppdateras dagligen på m:\public\adminreports. Varje avdelningschef har tillgång till dessa under sitt skol-eller Avdelningsnamn.

tillbaka till toppen

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.