a fi respectuos cu timpul și energia membrilor consiliului de administrație este important pentru păstrare. „Parcare” este un instrument util de facilitare pentru păstrarea întâlnirile pe drumul cel bun și la timp. Permite ca problemele sau ideile deschise care nu se află pe ordinea de zi să fie „parcate” pentru discuții ulterior, menținând întâlnirea pe drumul cel bun. Dar, mai important, trimite un mesaj că contribuțiile tuturor sunt importante, chiar dacă nu sunt pe ordinea de zi.

determinați unde să vă păstrați parcarea. În persoană, o tablă albă sau flip-chart permite tuturor celor din cameră să vadă obiectele parcate și să privească pe măsură ce lista crește. Într-o întâlnire virtuală, sarcina cuiva să noteze articole într-un blocnotes va fi suficientă. Oricum, alocați un însoțitor de parcare pentru a scrie articolele și a nota contribuitorul lor.

în timpul întâlnirii, adăugați elemente în parcare atunci când apare problema sau ideea, dar nu aderă la ordinea de zi sau conversația se deplasează de pe subiect. Prin adăugarea unei note la parcare, elementul nu va fi uitat și contribuabilul poate fi asigurat că ideea lor va fi abordată la momentul potrivit. Facilitatorul întâlnirii, probabil președintele Consiliului de administrație, va trebui să își asume responsabilitatea pentru menținerea întâlnirii pe drumul cel bun, dar oricine poate sugera adăugarea unui element în parcare pentru discuții ulterioare.

la sfârșitul întâlnirii, lăsați câteva minute pentru a revizui elementele de parcare. Dacă o idee sau o problemă nu mai este relevantă (dacă a fost rezolvată mai târziu în ședință, de exemplu), atunci poate fi pur și simplu eliminată. Dacă un element poate fi abordat imediat în timpul rămas, ar trebui discutat acum. Dacă un articol are nevoie de teme suplimentare (trebuie colectate informații suplimentare pentru luarea deciziilor) sau pur și simplu nu este suficient timp, atunci ar trebui adăugat la o agendă viitoare sau mutat la o conversație prin e-mail*. Este vital pentru eficacitatea instrumentului ca fiecare idee să fie revizuită și abordată. Poate fi util să atribuiți elementele rămase cuiva care îl poate „deține” și să asigure rezoluția acestuia.

în cele din urmă, evitați înăbușirea discuțiilor importante prin utilizarea excesivă a parcării. Atunci când este utilizat în mod judicios, parcarea poate fi un instrument util de facilitare care vă ajută să vă mențineți întâlnirile pe drumul cel bun și să utilizați în mod eficient timpul membrilor Consiliului. Dacă vă gândiți să utilizați acest instrument în timpul întâlnirilor, asigurați-vă că introduceți ideea membrilor Consiliului și obțineți buy-in de grup.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.