respeitar o tempo e a energia dos membros do seu conselho é importante para a retenção. O “estacionamento” é uma ferramenta útil de facilitação para manter suas reuniões no caminho certo e a tempo. Ele permite que questões abertas ou ideias que não estão na agenda sejam “estacionadas” para discussão posteriormente, mantendo a reunião no caminho certo. Mas, mais importante, envia uma mensagem de que as contribuições de todos são importantes, mesmo que não estejam na agenda.

Determine onde manter seu estacionamento. Pessoalmente, um quadro branco ou flip-chart permite que todos na sala vejam os itens estacionados e vejam como a lista cresce. Em uma reunião virtual, a tarefa de alguém anotar itens em um bloco de notas será suficiente. De qualquer forma, atribua um atendente de estacionamento para anotar os itens e anotar seu colaborador.

durante a reunião, adicione itens ao estacionamento quando o problema ou ideia surgir, mas não aderir à agenda ou a conversa estiver saindo do assunto. Ao adicionar uma nota ao estacionamento, o item não será esquecido e o colaborador poderá ter certeza de que sua ideia será abordada no momento apropriado. O facilitador da reunião, provavelmente seu presidente do Conselho, precisará assumir a responsabilidade de manter a reunião no caminho certo, mas qualquer um pode sugerir que um item seja adicionado ao estacionamento para discussão posterior.

no final da reunião, deixe alguns minutos para revisar os itens do estacionamento. Se uma ideia ou problema não for mais relevante (se foi resolvido mais tarde na reunião, por exemplo), ele pode simplesmente ser removido. Se um item puder ser abordado imediatamente no tempo restante, ele deve ser discutido agora. Se um item precisar de lição de casa adicional (informações adicionais precisam ser coletadas para a tomada de decisão) ou simplesmente não houver tempo suficiente, ele deve ser adicionado a uma agenda futura ou movido para uma conversa por e-mail*. É vital para a eficácia da ferramenta que cada ideia seja revisada e abordada. Pode ser útil atribuir itens restantes a alguém que possa “possuí-los” e garantir sua resolução.

por fim, evite sufocar discussões importantes, abusando do estacionamento. Quando usado criteriosamente, o estacionamento pode ser uma ferramenta útil de facilitação que ajuda a manter suas reuniões no caminho certo e faz uso efetivo do tempo dos membros do Conselho. Se você está pensando em usar essa ferramenta durante suas reuniões, não deixe de apresentar a ideia aos membros do Conselho e obter o buy-in do grupo.

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