respect voor de tijd en energie van je bestuursleden is belangrijk voor behoud. De “parkeerplaats” is een handig hulpmiddel om uw vergaderingen op tijd en op schema te houden. Het maakt het mogelijk open kwesties of ideeën die niet op de agenda staan te “geparkeerd” voor discussie op een later tijdstip, het houden van de vergadering op schema. Maar nog belangrijker, het geeft een boodschap dat ieders bijdragen belangrijk zijn, zelfs als ze niet op de agenda staan.

bepaal waar uw parkeerplaats staat. Persoonlijk, een whiteboard of flip-chart kan iedereen in de kamer om de geparkeerde items te zien en te kijken als de lijst groeit. In een virtuele vergadering, iemand opdracht geven om items in een notitieblok zal volstaan. Hoe dan ook, wijs een parkeerwachter toe om de items op te schrijven en noteer hun bijdrager.

voeg tijdens de vergadering punten toe aan de parkeerplaats wanneer het probleem of idee zich voordoet, maar zich niet aan de agenda houdt of het gesprek het onderwerp verlaat. Door het toevoegen van een notitie aan de parkeerplaats, zal het item niet worden vergeten en de bijdrager kan er zeker van zijn dat hun idee zal worden aangepakt op het juiste moment. De meeting facilitator, waarschijnlijk uw bestuursvoorzitter, zal de verantwoordelijkheid moeten nemen om de vergadering op schema te houden, maar iedereen kan voorstellen dat er een item aan de parkeerplaats wordt toegevoegd voor later overleg.

laat aan het einde van de vergadering een paar minuten over om de punten van de parkeerplaats te bespreken. Als een idee of probleem niet langer relevant is (als het later in de vergadering is opgelost, bijvoorbeeld), dan kan het gewoon worden verwijderd. Als een punt onmiddellijk in de resterende tijd kan worden behandeld, moet het nu worden besproken. Als een item extra huiswerk nodig heeft (extra informatie moet worden verzameld voor besluitvorming) of er is gewoon niet genoeg tijd, dan moet het worden toegevoegd aan een toekomstige agenda of verplaatst naar een e-mailgesprek*. Het is van vitaal belang voor de effectiviteit van het instrument dat elk idee wordt herzien en aangepakt. Het kan nuttig zijn om resterende items toe te wijzen aan iemand die het kan “bezitten” en ervoor zorgen dat de resolutie.

tot slot, vermijd verstikkende belangrijke discussies door overmatig gebruik van de parkeerplaats. Bij verstandig gebruik kan de parkeerplaats een nuttig hulpmiddel zijn om uw vergaderingen op schema te houden en effectief gebruik te maken van de tijd van bestuursleden. Als je overweegt om deze tool tijdens je vergaderingen te gebruiken, zorg er dan voor dat je het idee introduceert aan bestuursleden en een buy-in voor de groep krijgt.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.