Essere rispettosi del tempo e dell’energia dei membri del consiglio è importante per la conservazione. Il “parcheggio” è un utile strumento di facilitazione per mantenere le vostre riunioni in pista e in tempo. Consente di “parcheggiare” le questioni aperte o le idee non all’ordine del giorno per la discussione in un secondo momento, mantenendo l’incontro in pista. Ma ancora più importante, invia un messaggio che i contributi di tutti sono importanti, anche se non sono all’ordine del giorno.

Determina dove tenere il tuo parcheggio. Di persona, una lavagna o lavagna a fogli mobili permette a tutti nella stanza di vedere gli oggetti parcheggiati e guardare come la lista cresce. In una riunione virtuale, tasking qualcuno per annotare gli elementi in un blocco note sarà sufficiente. In entrambi i casi, assegnare un addetto al parcheggio per annotare gli elementi e annotare il loro collaboratore.

Durante la riunione, aggiungi elementi al parcheggio quando sorge il problema o l’idea ma non aderisce all’ordine del giorno o la conversazione si sta spostando dall’argomento. Aggiungendo una nota al parcheggio, l’articolo non sarà dimenticato e il collaboratore può essere certo che la loro idea sarà affrontata al momento opportuno. Il facilitatore della riunione, probabilmente il tuo presidente del consiglio, dovrà assumersi la responsabilità di mantenere la riunione in pista, ma chiunque può suggerire che un elemento venga aggiunto al parcheggio per una discussione successiva.

Al termine della riunione, lasciare qualche minuto per rivedere gli elementi del parcheggio. Se un’idea o un problema non è più rilevante (se è stato risolto più tardi nella riunione, ad esempio), può essere semplicemente rimosso. Se un elemento può essere affrontato immediatamente nel tempo rimanente, dovrebbe essere discusso ora. Se un elemento ha bisogno di compiti aggiuntivi (ulteriori informazioni devono essere raccolte per il processo decisionale) o semplicemente non c’è abbastanza tempo, allora dovrebbe essere aggiunto a un’agenda futura o spostato in una conversazione via email*. È vitale per l’efficacia dello strumento che ogni idea sia rivista e affrontata. Può essere utile assegnare gli elementi rimanenti a qualcuno che può “possederlo” e garantirne la risoluzione.

Infine, evitare di soffocare discussioni importanti da un uso eccessivo del parcheggio. Se usato con giudizio, il parcheggio può essere un utile strumento di facilitazione che aiuta a mantenere le riunioni in pista e fa un uso efficace del tempo dei membri del consiglio. Se stai pensando di utilizzare questo strumento durante le riunioni, essere sicuri di introdurre l’idea ai membri del consiglio e ottenere gruppo buy-in.

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