Vous trouverez ci-dessous les questions fréquemment posées concernant les comptes et les rapports du Grand Livre. Bien que certaines questions abordées dans cette section puissent ne pas vous concerner, veuillez lire attentivement avant d’appeler le Bureau d’affaires. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter la comptable du Grand Livre, Heather Dowling, à l’adresse suivante : ext. 4058.

Qu’est-ce qu’un  » Frais de magasin central « ?

Articles  » achetés » auprès de Services de copie tels que du papier à en-tête, des enveloppes, des blocs-notes, etc. sont « facturés » (en interne) à votre service sur demande.

Qu’est-ce qu’un code  » activité de programme « ?

En règle générale, une activité de programme est établie pour toutes les « fonctions spéciales  » que votre centre de coûts peut avoir lorsque vous souhaitez suivre les revenus, les dépenses ou les deux qui sont liés à l’activité. Afin de mettre en place une activité de programme, appelez le Bureau d’affaires pour le prochain numéro disponible. Si vous avez des activités qui se produisent d’une année à l’autre, conservez les mêmes chiffres à l’avenir, ce qui permettra d’évaluer et d’analyser les données historiques.

Qu’est-ce qu’une  » rétrofacturation « ?

Une rétrofacturation de main-d’œuvre se produit lorsque vous avez une activité qui nécessite un certain type de configuration des services d’installation. Une rétrofacturation se produit lorsque des chaises, des tables et d’autres articles sont configurés pour des événements spéciaux impliquant votre centre de coûts. La rétrofacturation correspond au temps et à la main-d’œuvre utilisés pour la mise en place de la fonction par les centres de coûts. D’autres rétrofacturations sont encourues lorsque les véhicules universitaires sont utilisés par les centres de coûts, les duplications de bandes et de DVD sont produites par les Services de médias et la restauration ordinaire d’un événement.

Sur quel code de compte est-il utilisé pour déposer de l’argent?

De nombreux codes de compte pourraient être utilisés. Cependant, si l’argent était lié à une activité de programme, vous lui attribueriez 468XXX (XXX – étant un numéro spécifique). Une bonne règle empirique unless à moins qu’il ne s’agisse d’un remboursement (ci-dessous), tout l’argent est déposé dans un numéro de compte qui commence par un « 4. »

Où puis-je déposer les remboursements à l’Université?

Les sommes remboursées sont les dollars qui sont remboursés pour une dépense engagée par l’Université. Cela est particulièrement vrai pour les appels téléphoniques, les copies et les frais de port. Par exemple: John Smith fait 1 appel téléphonique personnel et la facture est de 5,00 $. L’argent devrait être remis sur un Ticket de dépôt interministériel (Formulaires de bureau d’affaires) et le code de dépôt serait XXXX-688000. (XXXX – être le centre de coûts.)

Il y a une erreur sur mon rapport G / L – que dois-je faire?

Si vous remarquez une erreur sur votre rapport et savez de quoi il s’agit, remplissez un formulaire de transfert de fonds (Formulaires de bureau d’affaires) pour corriger l’entrée dans le grand livre général. Si vous ne savez pas de quoi il s’agit, regardez la 2ème colonne – source qui désigne l’origine de l’entrée.

Comptes créditeurs – Les comptes créditeurs représentent les chèques qui sont découpés des factures reçues. Appelez ou envoyez un courriel aux commis A/P pour plus de détails Crystal Crystal Walton, poste 1.4055, [email protected] – ou Rachel Olsen, ext. 4061, rolsen @regent.edu

Paie – Représente les paiements par la paie – Communiquez avec Kathleen Cage, poste 1. 4054, [email protected] .

Les cartes d’achat et les cartes de voyage sont des dépenses payées par les cartes de crédit MasterCard de l’Université. La description indique le mois du relevé sur lequel les transactions sont apparues. La description de la carte de voyage comprend le nom du titulaire de la carte.

La bannière représente généralement de l’argent entrant dans un compte. Les dépôts interministériels, les comptes d’étudiants et les recettes de développement sont tous versés dans le Grand Livre général via Banner.

Toutes les autres sources représentent des frais internes à votre centre de coûts. Appelez ou envoyez un courriel à la comptable G/L, Heather Dowling, poste 4058, [email protected]

Comment puis-je transférer de l’argent d’un compte à un autre ?

Tout d’abord, cela dépend si vous souhaitez déplacer les frais réels ou votre budget.

S’il s’agit d’une charge réelle que vous avez vue dans votre rapport sur les détails du Grand Livre général, utilisez un formulaire de transfert de fonds (Formulaire de transfert de fonds  Document Word ). Ce formulaire débitera (facturera) le compte qui aurait dû être débité et créditera le compte où l’erreur a été trouvée.

S’il s’agit d’un budget, utilisez un formulaire de révision budgétaire (Formulaire de révision budgétaire  Document Word ). Ce formulaire demande le numéro de compte, le montant et l’opportunité d’augmenter ou de diminuer le compte. Une règle qui s’applique dans l’utilisation de ce formulaire :

** Seules les dépenses de fonctionnement peuvent être transférées. Vous ne pouvez transférer aucun type de salaire ou de salaire sans l’approbation préalable du responsable du traitement.**

Si vous avez des questions supplémentaires sur le budget, appelez ou envoyez un courriel à Debbie Schultz, poste 1.4057, [email protected] .

Comment créer de nouveaux comptes ?

Si vous avez besoin de créer un nouveau compte, veuillez contacter Heather Dowling, ext. 4058. Les comptes sont classés dans un plan comptable  Document Excel , une liste des centres de coûts et tous les comptes utilisés au sein de l’Université.

Quand dois-je recevoir des rapports mensuels?

Les rapports détaillés du Grand Livre sont normalement distribués avant le 10 de chaque mois. Ils sont envoyés aux chefs de département (doyens, etc.) Demandez des copies supplémentaires à votre chef de service.

Les rapports de comparaison du Budget des dépenses de revenus sont mis à jour quotidiennement à m:\public\adminreports . Chaque chef de département y a accès sous le nom de son école ou de son département.

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