A continuación se enumeran las preguntas frecuentes sobre cuentas e informes del Libro Mayor General. Si bien es posible que algunas de las preguntas que se abordan en esta sección no se relacionen con usted, lea detenidamente antes de llamar a la Oficina Comercial. Si tiene preguntas o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con la Contable del Libro Mayor, Heather Dowling, al ext. 4058.

¿Qué es un «Cargo de Tienda Central»?

Artículos «comprados» de Servicios de copia, como membretes, sobres, blocs de notas, etc. se «cobran» (internamente) a su departamento cuando se solicita.

¿Qué es un código de «actividad del programa»?

Por lo general, se configura una actividad del programa para cualquier «función especial» que pueda tener su centro de costos cuando desea realizar un seguimiento de los ingresos, gastos o ambos relacionados con la actividad. Para configurar una actividad del programa, llame a la Oficina Comercial para obtener el siguiente número disponible. Si tiene actividades que ocurren de un año a otro, mantenga los mismos números en el futuro, permitiendo que los datos históricos se evalúen y analicen.

¿Qué es un «contracargo»?

Una devolución de cargo laboral ocurre cuando tiene una actividad que requiere algún tipo de configuración de Servicios de Instalaciones. Una devolución de cargo se produce cuando se configuran sillas, mesas y otros artículos para eventos especiales que involucran a su centro de costos. La devolución de cargo es por el tiempo y la mano de obra utilizados para configurar la función por los centros de costos. Otras devoluciones de cargo se producen cuando los vehículos de la Universidad son utilizados por los centros de costos, las duplicaciones de cintas y DVD son producidas por los Servicios de Medios y El catering Ordinario de un evento.

¿En qué código de cuenta se utiliza para depositar dinero?

Hay muchos códigos de cuenta que se pueden usar. Sin embargo, si el dinero estuviera relacionado con una actividad del programa, se le asignaría 468XXX (XXX – siendo un número específico). Una buena regla general unless a menos que se trate de un reembolso (a continuación), todo el dinero se deposita en un número de cuenta que comienza con un «4.»

¿Dónde deposito los reembolsos a la Universidad?

El dinero reembolsado es aquellos dólares que se están devolviendo por un gasto en que incurrió la Universidad. Esto es especialmente cierto para llamadas telefónicas, copias y franqueo. Por ejemplo: John Smith hace 1 llamada telefónica personal y la factura es de 5 5.00. El dinero debe entregarse en un Ticket de Depósito Interdepartamental (Formularios de Oficina Comercial) y el código de depósito sería XXXX-688000. (XXXX-ser el centro de costos.)

Hay un error en mi informe G/L – ¿qué debo hacer?

Si nota un error en su informe y sabe lo que es, llene un formulario de transferencia de fondos (Formularios de Oficina Comercial) para corregir la entrada en el libro mayor. Si no sabe lo que es, mire la 2a fuente de columna que designa de dónde vino la entrada.

Cuentas por pagar: Las cuentas por pagar representan cheques que se recortan de las facturas recibidas. Llame o envíe un correo electrónico a los empleados de A / P para obtener detalles Crystal Crystal Walton, ext.4055, [email protected] -o Rachel Olsen, ext. 4061, rolsen @ regent.edu

Nómina-Representa pagos a través de Nómina-Comuníquese con Kathleen Cage, ext. 4054, [email protected]

Las tarjetas de compra y las tarjetas de viaje son gastos pagados con tarjetas de crédito MasterCard de la Universidad. La descripción indica el mes de la declaración en la que aparecieron las transacciones. La descripción de la tarjeta de viaje incluye el nombre del titular de la tarjeta.

El banner generalmente representa el dinero que entra en una cuenta. Los depósitos interdepartamentales, las cuentas de los estudiantes y los recibos de desarrollo fluyen al Libro Mayor General a través de Banner.

Todas las demás fuentes representan cargos internos a su centro de costos. Llame o envíe un correo electrónico a la Contadora de G / L, Heather Dowling, ext 4058, [email protected]

¿Cómo puedo mover dinero de una cuenta a otra?

En primer lugar, depende de si desea mover los cargos reales o su presupuesto.

Si es un cargo real que ha visto en su Informe de Detalles del Libro Mayor, use un formulario de transferencia de fondos (Formulario de Transferencia de Fondos  Documento Word). Este formulario cargará (cargará) a la cuenta que en realidad debería haber sido cargada y acreditará a la cuenta donde se encontró el error.

Si es presupuesto, use un formulario de revisión de presupuesto (Formulario de revisión de presupuesto  Documento Word). Este formulario solicita el número de cuenta, la cantidad y si se debe aumentar o disminuir la cuenta. Una regla que se aplica al usar este formulario:

**Solo se pueden transferir gastos de funcionamiento. No puede transferir ningún tipo de salario o salario sin la aprobación previa del Controlador.**

Si tiene preguntas adicionales sobre el presupuesto, llame o envíe un correo electrónico a Debbie Schultz, ext.4057, [email protected]

¿Cómo configuro cuentas nuevas?

Si necesita configurar una nueva cuenta, comuníquese con Heather Dowling, ext. 4058. Las cuentas se clasifican en un cuadro de Cuentas  documento Excel, una lista de centros de costos y todas las cuentas utilizadas dentro de la Universidad.

¿Cuándo recibo informes mensuales?

Los informes detallados del Libro Mayor se distribuyen normalmente el día 10 de cada mes. Se envían a los jefes de departamento(decanos, etc.) Solicite copias adicionales al jefe de su departamento.

Los Informes Comparativos de Gastos de Ingresos se actualizan diariamente en m:\public\adminreports. Cada jefe de departamento tiene acceso a ellos bajo el nombre de su escuela o departamento.

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